Systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9

För att förbättra och utveckla kvaliteten inom verksamheten jobbar vi med systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med förbättringshjulet. Här beskrivs de olika delarna som ingår i ett systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9).

Kvalitetspil där förbättringshjulet med stegen 1. planera, 2. genomföra, 3. utvärdera och 4. Förbättra är markerade.

Systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9

För att uppnå kvalitet i verksamheten har omsorgsförvaltningen ett ledningssystem, med syfte att ge struktur för ledning och styrning samt att göra det tydligt vem som gör vad samt när och hur det ska utföras.

Av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) framgår att ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Den som bedriver verksamheten ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.

För att säkerställa att ledningssystemet är ändamålsenligt uppbyggt krävs ett fortlöpande systematiskt kvalitetsarbete. Att arbeta med kvalitetsarbetet på ett systematiskt sätt är att arbeta förebyggande och gör det möjligt att styra och leda verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. I det systematiska förbättringsarbetet ska det ges förutsättningar för medarbetarna att vara delaktiga då deras kunskap och erfarenheter ger värdefull information i arbetet med att säkra kvaliteten och vidareutveckla arbetet ur ett systemperspektiv. På så sätt blir verksamheten en lärande och trygg organisation. Inom omsorgsförvaltningen sker detta i kvalitetsråden.

I förbättringsarbetet läggs vikt vid förebyggande åtgärder såsom riskanalyser för att kunna förhindra att vårdskador, missförhållanden och andra avvikelser inträffar. Även egenkontroller betonas där den som bedriver verksamhet ska undersöka verksamhetens resultat och kontrollera kvaliteten. Därutöver ska inkomna rapporter, klagomål och synpunkter tas emot, utredas, sammanställas och analyseras för att säkerställa kvaliteten. Föreskrifterna och de allmänna råden lyfter fram dessa olika sätt genom vilka den som bedriver verksamhet kan få kännedom om de resultat verksamheten uppnår och om förekomsten av eventuella avvikelser.

Om en verksamhet inte når upp till krav och mål i föreskrifter och beslut föreligger en avvikelse som verksamheten måste hantera. Identifierade avvikelser ska dels åtgärdas, dels ska processer och rutiner ses över så att den som bedriver verksamheten med stöd av dem kan säkra att en inträffad avvikelse inte händer igen. Därigenom uppnås en systematisk och fortlöpande utveckling/säkring av verksamhetens kvalitet.

Förbättringshjulet

Utifrån de grundläggande bestämmelserna i lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd samt i ledningssystemet ska all verksamhet i omsorgsförvaltningen arbeta med systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med det som ibland kallas för PGSA-modellen eller förbättringshjulet. PGSA står för Planera, Genomföra, Studera och Agera och är ett vedertaget sätt att arbeta systematiskt med utveckling och förbättringar, såväl för små som stora processer. I Omsorgsförvaltningens kvalitetsmodell används de begrepp som Socialstyrelsen använder sig av avseende systematiskt förbättringsarbete, det vill säga Planera, Genomföra, Utvärdera och Förbättra.

Förbättringshjulet är en fyrastegsmetod som är iterativ, vilket betyder att momenten görs om och om igen. Eftersom kvaliteten ständigt ska utvecklas blir ett ledningssystem aldrig färdigt. Förbättringshjulet används på alla nivåer i omsorgsförvaltningens verksamhet, såväl vad gäller förvaltningsövergripande rutiner och processer som för enhetsspecifika förbättringsarbeten i kvalitetsråden på enheterna.

Nedan beskrivs förbättringshjulet utifrån hur systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas med koppling till förvaltningens ledningssystem. För att läsa mer om hur vi använder förbättringshjulet för enhetsspecifika förbättringsarbeten i kvalitetsråden, se rubrik Kvalitetsråd.

Planera:

  • identifiera krav på och mål för verksamheten (görs i till exempel lagstiftning, internbudget, patientsäkerhetsplan och uppdragsplan för "God och nära vård och omsorg")
  • planera arbetet för att säkerställa att dessa krav och mål uppfylls (görs i till exempel verksamhetsplan, rutiner och processer)
  • genomföra riskanalyser.

Genomföra:

  • arbeta utifrån fastställda processer och rutiner
  • ta emot rapporter om avvikelser och synpunkter – utreda, sammanställa och analysera

Utvärdera:

Förbättra:

  • utveckla och förbättra processer och rutiner.

Underlag till att utveckla och förbättra verksamheten kan komma fram under samtliga moment i det systematiska kvalitetsarbetet. Eftersom kvaliteten ständigt ska utvecklas och säkras upprepas stegen Planera – Genomföra – Utvärdera - Förbättra ständigt och på alla nivåer i omsorgsförvaltningens verksamhet.

Systematiskt kvalitetsarbete genom riskanalys – Planera

I Planera-fasen av förbättringshjulet ingår - förutom att identifiera krav på och mål för verksamheten samt att planera arbetet för hur dessa krav och mål ska uppfyllas - även att arbeta med riskanalyser. Bestämmelserna om riskanalyser återfinns i SOSFS 2011:9.

I kvalitetsarbetet läggs vikt vid förebyggande åtgärder såsom riskanalyser för att kunna förhindra att vårdskador, missförhållanden och andra avvikelser inträffar. Riskanalyser innebär att den som bedriver verksamheten är framåtblickande och arbetar förebyggande. Riskanalyser ska omfatta verksamhetens alla delar och görs för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som, ifall de inträffar, kan medföra att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter och beslut.

Inom omsorgsförvaltningen görs varje år en förvaltningsövergripande riskanalys som ligger till grund för kommande års interna kontrollplan. Det görs även riskanalyser fortlöpande vid behov, både på förvaltningsövergripande nivå och inom enskilda verksamheter. Exempel på tillfällen då en riskanalys kan behöva genomföras är innan förändringar av en verksamhet, inför förändringar av en personalgrupps sammansättning samt innan nya arbetssätt eller metoder börjar tillämpas.

Som stöd vid riskanalyser kan material från Sveriges kommuner och regioner användas:

Mer information finns i SKR:s handbok för riskanalys och händelseanalys. Länk till annan webbplats.

Systematiskt kvalitetsarbete genom avvikelse- och synpunktshantering – Genomföra

Nästa steg i förbättringshjulet är Genomföra, det vill säga att arbeta enligt de processer och rutiner som finns fastställda. I detta steg sker också det systematiska kvalitetsarbetet genom avvikelse- och synpunktshantering. Den som bedriver verksamhet ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Inom omsorgsförvaltningen används begreppet synpunkter, oavsett om det gäller förslag på förbättringar, klagomål på verksamhetens kvalitet eller beröm för den.

Synpunkter på verksamhetens kvalitet

Omsorgstagare, anhöriga eller andra kommuninvånare kan lämna synpunkter på olika sätt:

Synpunkter på verksamheten kan även inkomma från andra myndigheter, exempelvis tillsynsmyndigheter som Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och Justitieombudsmannen (JO).

Avvikelser ska rapporteras

Utöver synpunkter ska hälso- och sjukvårdspersonal enligt 6 kap. 4 § patientsäkerhetslagen (PSL) rapportera risker för vårdskador samt händelser som medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada (Lex Maria). Den som jobbar inom socialtjänsten eller i LSS-verksamhet är skyldig att rapportera missförhållanden eller risker för missförhållanden som rör den som får eller kan komma ifråga för insatser inom verksamheten (Lex Sarah; 14 kap. 3 § SoL och 24b § LSS).

Även andra händelser som medför att vården eller omsorgen inte blev som det var tänkt ska rapporteras i förvaltningens avvikelsehanteringssystem. Detta kallas för avvikelser och kan till exempel handla om insatser som inte utförts eller som utförts bristande, feldosering av läkemedel, omsorgstagare som fallit, larm som inte besvaras inom föreskriven tid, brister i bemötande, bristande informationsöverföring samt brister i dokumentation eller handläggning.

Inkomna rapporter/avvikelser och synpunkter tas emot, utreds, sammanställs och analyseras för att säkerställa kvaliteten i verksamheten. Det är genom avvikelserna som har rapporterats och de synpunkter som har inkommit som ledningen får kännedom om vad som behöver rättas till i verksamheten. En avvikelse kan också uppstå om inte medarbetare i organisationen arbetar enligt de processer och rutiner som finns i ledningssystemet. För att en avvikelse inte ska inträffa på nytt behöver ofta rutiner och processer ses över och ibland behöver nya rutiner/processer skapas.

Att en avvikelse inträffar i en verksamhet är något negativt. Men som en del av ett systematiskt förbättringsarbete är det viktigt att betona att varje upptäckt av en sådan avvikelse är något positivt. Genom upptäckten av en avvikelse säkerställs dels att den kan åtgärdas, dels att verksamheten får en möjlighet att se över sin styrning och därigenom kan förhindra att liknande avvikelser återupprepas. Förbättringsarbetet ska innebära att organisationen lär av sina misstag och ska inte syfta till att tala om vem eller på vilket sätt en enskild medarbetare eventuellt har gjort fel.

För mer information om omsorgsförvaltningens arbete med avvikelse- och synpunktshantering, se Omsorgens handböcker - Avvikelsehantering.

Systematiskt kvalitetsarbete genom egenkontroll – Utvärdera

Även egenkontroller är en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet och kan i förbättringshjulet klassas in under steget Utvärdera.

Egenkontroll beskrivs i SOSFS 2011:9 som en systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Till skillnad från riskanalyserna, som innebär ett förebyggande arbete, är egenkontrollen en granskning av den verksamhet som har bedrivits eller som bedrivs.

Egenkontrollen ska göras med den frekvens och omfattning som behövs för att verksamhetens kvalitet ska kunna säkras. Faktorer som kan påverka hur ofta och hur omfattande egenkontroller som behövs är:

  • verksamhetens inriktning
  • om verksamheten omfattas av särskilt komplicerade krav och lagstiftning
  • om verksamheten är särskilt riskfylld
  • om förändringar genomförts i en verksamhet.

Utifrån de allmänna råden i 5 kap. 2 § SOSFS 2011:9 om vad egenkontrollen kan innefatta har omsorgsförvaltningen tagit fram ett dokument som beskriver omsorgsförvaltningens arbete med egenkontroll: Uppföljningsmodell avseende kvalitet för omsorgsnämnden Växjö kommun Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Systematiskt kvalitetsarbete genom förbättrande åtgärder i verksamheten samt förbättring av processer och rutiner – Förbättra

Utifrån resultaten av riskanalyser, egenkontroller och avvikelse- och synpunktshantering ska verksamheten, på lokal eller central nivå beroende på typ av resultat, vidta de åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. Det kan till exempel handla om att förändra och förbättra processer och rutiner.

Denna del av det systematiska kvalitetsarbetet kan kopplas till begreppet Förbättra i förbättringshjulet.

Dokumentation av verksamhetens övergripande kvalitetsarbete

Kvalitetsberättelse

Den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) bör varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd.

Innehållet i kvalitetsberättelsen ska ge svar på hur det systematiska och fortlöpande kvalitetsarbetet under året gått, vilka åtgärder som vidtagits samt vilka resultat som uppnåtts.

Den samlade bilden ger underlag till vilka förbättringsområden som bör prioriteras inför kommande år, allt i syfte att öka verksamhetens kvalitet och nytta för brukaren.

SAS ansvarar för att en kvalitetsberättelse tas fram och beslutas av förvaltningschef samt att den presenteras som informationspunkt för omsorgsnämnden. Kvalitetsberättelsen bör finnas tillgänglig för den som önskar ta del av den.

Patientsäkerhetsberättelse

Enligt patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Syftet är att öppet och tydligt redovisa strategier, mål och resultat av arbetet med att förbättra patientsäkerheten.

Patientsäkerhetsberättelsen ska vara så detaljerad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar samt att externa intressenter får den information de behöver.

Patientsäkerhetsberättelsen ska vara färdig senast den 1 mars varje år. Den ska finnas tillgänglig för den som vill ta del av den och den bör utformas så att den kan ingå i vårdgivarens ledningssystem för patientsäkerhet. MAS ansvarar för att patientsäkerhetsberättelsen tas fram.

Skriv ut
Senast uppdaterad: 4 april 2024
Kvalitets- och utvecklingsarbete