Kvalitetsråd

Kvalitetsråden är ett forum för systematiskt kvalitetsarbete på alla enheter i omsorgsförvaltningen. Där träffas chefer och medarbetare regelbundet för att följa upp, analysera och ta beslut om förbättringar för att utveckla kvalitén i verksamheten och för dem vi är till för.

För att lyckas med utvecklingsarbete behöver alla medarbetare dela med sig av sina kunskaper, vara engagerade samt vara delaktiga och informerade om det som kvalitetsrådet gör. Varje enhet behöver därför hitta en struktur som gör att kvalitetsrådets uppdrag blir en naturlig del i det dagliga arbetet.

Syftet med kvalitetsråd är

  • en möjlighet att kunna arbeta med systematiska förbättringar på lokal nivå
  • att göra alla medarbetare delaktiga och engagerade i det systematiska kvalitets- och utvecklingsarbetet, samt
  • att lära av varandra genom intern spridning av goda exempel och resultat.

Kvalitetsrådets arbete utgår från Växjö kommuns värdegrund. Hörnstenarna ska vara:

  • god måluppfyllelse
  • avvikelsehantering
  • introduktion av nyanställda
  • ständiga förbättringar.

Kvalitetsrådet ska arbeta med följande uppgifter:

  • Följa upp, analysera och ge förslag till beslut om förbättringar som ger positiva effekter för hela enheten. Förbättringarna ska vara kopplade till verksamhetens mål och skapa värde för dem vi är till för.
  • Utifrån inträffade avvikelser och missförhållanden, hitta och arbeta in förebyggande åtgärder i rutiner och arbetssätt på en övergripande nivå. Syftet är att undvika att något liknade inträffar igen. Åtgärder för enskilda omsorgstagare kopplat till avvikelser hanteras i andra mötesforum.
  • Engagera och göra alla medarbetare delaktiga i kvalitetsarbetet. Medarbetarna i kvalitetsrådet ska vara goda ambassadörer för det som är beslutat på kvalitetsrådet och enhetschef ansvarar för att alla medarbetare arbetar enligt beslutade processer och rutiner (förvaltningens ledningssystem).
  • Sprida en positiv inställning avseende förändringsarbete till medarbetare, omsorgstagare och anhöriga där deltagarna i kvalitetsråden är ambassadörer.

Underlag som kan användas i kvalitetsrådet

Utvecklingsarbeten för kvalitetsråden kan initieras av det egna kvalitetsrådet, omsorgs-/avdelningschef och/eller förvaltningschef. Nedan följer tips på vart inspiration och fakta kan inhämtas som en grund till kvalitetsrådets arbete:

  • Resultat från brukarundersökningar/mätningar
  • Resultat från kvalitetsregister
  • Avvikelser och synpunkter
  • Utredningar om missförhållanden och anmälningar enligt Lex Maria/Lex Sarah.
  • Förbättringsförslag från medarbetare
  • Områden som lyfts på eventuellt boenderåd och anhörigträffar

Respektive enhetschef ska säkerställa att hen har genomgått förvaltningens utbildning i systematiskt kvalitets- och utvecklingsarbete, samt utöver det löpande uppdatera sina kunskaper inom området. För att kvalitetsrådet ska få avsedda effekter behöver alla deltagare i kvalitetsrådet också få goda förutsättningar, enhetschef ansvarar därför för följande:

  • Genomgång av kvalitetsrådets syfte och uppgifter
  • Säkerställande av att alla i gruppen har fått grundläggande introduktion i omsorgens kvalitetshandbok. Obligatoriska avsnitt att ta del av är information om kvalitetsrådsmodellen och hur omsorgsförvaltningen arbetar med att utveckla kvaliteten i verksamheten, till exempel förbättringshjulet.
  • Att ta inspiration av andra enheters arbete, såväl internt som externt.

Kvalitetsrådet leds av enhetschefen och i rådet ingår ett antal medarbetare som utses av enhetschefen. Tänk på att representationen i kvalitetsrådet bör vara så heltäckande som möjligt, till exempel att alla avdelningar finns representerade i ett kvalitetsråd på särskilt boende. Lämpligt antal deltagare är omkring 6–10 personer.

Det kan vara bra om deltagandet i rådet roterar bland medarbetarna. Dock rekommenderas inte rotation allt för ofta och inte heller mitt under ett pågående utvecklingsarbete. Detta för att det då kan vara svårt att få vana och kontinuitet i arbetet.

Vissa utvecklingsarbeten kan behöva annan kompetens utöver den som finns på enheten. I dessa fall kan andra professioner/funktioner inom förvaltningen bjudas in, exempelvis omsorgspersonal, enhetschefer, legitimerad personal, verksamhetsutvecklare samt MAS/SAS/MAR. Ibland kan det även vara fördelaktigt att bjuda in omsorgstagare/anhöriga till att delta i vissa delar av utvecklingsarbetet.

Arbetsformer, dokumentation och kommunikation

Omsorgsförvaltningen använder Stratsys som verktyg för att planera, dokumentera och följa upp kvalitetsrådens arbete. Uppdraget ”Kvalitetsråd” skjuts ut från centralförvaltningen och återfinns i samtliga enheters verksamhetsplaner.

Planering av kvalitetsråd

Kvalitetsråden träffas minst åtta gånger per år. I början, när arbetet ska byggas upp, kan kvalitetsrådet behöva träffas oftare. Täta och korta möten rekommenderas för att få driv i förbättringsarbetet och hålla det levande. Enhetscheferna lägger en tidsplanering för när kvalitetsrådets träffar ska äga rum under året. Tidsplanen dokumenteras i avsedd mall och ska vara upprättad före den 31 januari innevarande år. Tidsplanen bifogas som ett deluppdrag till uppdraget ”Kvalitetsråd” i enhetschefens/enhetschefernas verksamhetsplan i Stratsys.

Kvalitetsrådets respektive utvecklingsarbete ska läggas som deluppdrag under uppdraget ”Kvalitetsråd” i Stratsys. Likt övriga uppdrag i verksamhetsplanen ska arbetet konkretiseras i aktiviteter kopplade till deluppdraget. Dessa kan revideras löpande.

Mall för tidsplan Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Mall för kallelse till kvalitetsråd Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Stödtexter till mallen för kallelse Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Rapportering i Stratsys

Månatlig lägesbedömning av uppdraget (”Kvalitetsråd”), deluppdraget (själva utvecklingsarbetet) och aktiviteter kopplade till deluppdraget görs enligt koncerngemensam modell. Länk till annan webbplats.

Utöver månatlig lägesbedömning ska genomförda utvecklingsarbeten slutrapporteras i Stratsys. Det innebär att enhetschef skriver en kort sammanfattning av det genomförda utvecklingsarbetet och klarmarkerar deluppdraget.

Hur kvalitetsråden organiseras varierar inom respektive verksamhetsområde.

Särskilt boende

Det ska finnas ett kvalitetsråd per boende. Om fler än en enhetschef arbetar på boendet kan de turas om att leda kvalitetsrådet.

Hemvård

Det ska finnas ett kvalitetsråd per hemvårdsgrupp.

Omsorg funktionsnedsättning

Omsorgschef beslutar om vilka utvecklingsarbeten som ska genomföras. Hen utser en enhetschef och ett antal medarbetare som tillsammans utgör kvalitetsrådet för det avsedda utvecklingsarbetet.

Avdelningen för sjuksköterskor

Det ska finnas ett kvalitetsråd för respektive verksamhetsgren (särskilt boende, hemvård, omsorg funktionsnedsättning, kvälls-nattpatrullen).

Kommunrehab

Det ska finnas ett kvalitetsråd per enhet (enhet Blå, enhet Grön, enhet Gul).

Myndighetsavdelningen

Det ska finans ett kvalitetsråd per enhet (enhet LSS/avgift, enhet SoL).

Anteckningar ska föras vid kvalitetsrådens möten och sparas tillgängligt för alla medarbetare på enheten. Det rekommenderas att skapa en avsedd Teams-kanal för detta ändamål. Kanalen kan även fungera som ett forum för att som medarbetare inkomma med förslag på utvecklingsarbeten på enheten.

Mall för kvalitetsrådets mötesanteckningar Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Personuppgifter som skulle kunna härledas till omsorgstagare/anhöriga ska inte framgå i mötesanteckningen med hänsyn till bestämmelser i bland annat sekretesslagstiftning.

Anteckningarna ska också bifogas och samlas i ett deluppdrag under uppdraget ”Kvalitetsråd” i enhetschefens/enhetschefernas verksamhetsplan i Stratsys.

Genom att öka delaktigheten blir resultaten bättre samtidigt som trovärdigheten och förståelsen för arbetet ökar. När ett nytt förbättringsarbete påbörjas är det viktigt att vara tydlig med varför arbetet görs (vad är syftet med förändringen) samt vilket problem som ska lösas. Kommunikationen med medarbetarna behövs under hela förbättringsarbetet. Det rekommenderas att ha en kort rapportering från kvalitetsrådets arbete som en stående punkt på APT/enhetsmöten.

Även dialog och samråd med omsorgstagare och anhöriga är en viktig del i arbetet med att vidareutveckla enhetens verksamhet. Det är därför viktigt att råden på lämpligt sätt också ger omsorgstagarna möjlighet att ta del av kvalitetsarbetet. Omsorgstagarna ska också veta vem de kan vända sig till samt hur de kan ge förslag till förbättringsområden inom verksamheten. Att ha en kort rapportering från kvalitetsrådets arbete som en stående punkt i eventuellt månadsbrev eller boenderåd och anhörigträffar kan vara ett bra sätt.

Enhetens pågående utvecklingsarbeten kan även med fördel spridas till enhetschefskollegor som inspiration. Omsorgschef/avdelningschef rekommenderas därför att ha ”Kvalitetsråd” som en stående punkt i agenda till enhetschefsträffar.

I slutet av året gör omsorgs-/avdelningschef ett urval av klarmarkerade utvecklingsarbeten i Stratsys. Dessa delges socialt ansvarig samordnare (SAS) för möjlighet att lyftas in som goda exempel i årets Kvalitetsberättelse.

Stöd i förbättringsarbetet

Organiseringen med kvalitetsråd bygger på att enheterna tar stort ansvar för att etablera ett välfungerande kvalitetsarbete.

Vid behov av stöd i arbetet kan kontakt tas med Avdelning utveckling och Avdelning uppdrag och uppföljning. Stödet kan till exempel handla om:

  • introduktion i förbättringskunskap
  • framtagande av nya verktyg
  • metodstöd
  • coachning i samband med igångsättning, genomförande och uppföljning av förbättringsarbeten
  • analys av resultat
  • framtagande av metod/indikatorer för uppföljning
Skriv ut
Senast uppdaterad: 15 mars 2024